Πέμπτη 19 Σεπ 2019
Εκτύπωση

Sofia Collections

sofia-collectionsΤο Sofia Collections είναι μία εφαρμογή που απευθύνεται σε οργανισμούς οποίοι αναλαμβάνουν την είσπραξη οφειλών για λογαριασμό πελατών τους, ή/και πελατών των πελατών τους, σε περίπτωση υπεργολαβίας. Η εφαρμογή αυτοματοποιεί τη διαδικασία συλλογής τέτοιων απαιτήσεων, διαχειρίζεται τις οφειλές και τις εισπράξεις σε οποιοδήποτε νόμισμα, αυτοματοποιεί την επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων στην υπόθεση, παρέχει την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του πλήρους φακέλου της κάθε υπόθεσης και την άμεση πρόσβαση σε αυτή, ενώ παράλληλα το δυνατό και ευέλικτο υποσύστημα προμηθειών, υπολογίσει άμεσα τα έσοδα της επιχείρησής σας.

Κύρια Χαρακτηριστικά

  • Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση ολόκληρου του φακέλου της υπόθεσης (οφειλές, εισπράξεις κλπ) και άμεση πρόσβαση σε αυτόν.
  • Πλήρης πολυνομισματική υποστήριξη, σε όλα τα στάδια των υποθέσεων, καθώς και υποστήριξη υποθέσεων όπου πιστωτής και οφειλέτης εδρεύουν σε διαφορετικά κράτη.
  • Υποστήριξη υπεργολαβίας, δηλαδή της περίπτωσης όπου μία ομοειδής επιχείρηση από άλλο κράτος, αναθέτει σχετική υπόθεση πελάτη της στην εταιρεία σας.
  • Δυνατό και ευέλικτο σύστημα υπολογισμού και διαχείρισης προμηθειών.
  • Διαχείριση υποκαταστημάτων (γραφείων σε άλλες τοποθεσίες) και δυνατότητα μεταφοράς μίας υπόθεσης από το ένα υποκατάστημα στο άλλο.
  • Ισχυρές Αναφορές Διοίκησης (MIS Reports) και Στατιστικές Αναφορές.
  • Άμεση, ηλεκτρονική επικοινωνία των εμπλεκομένων στην κάθε υπόθεση.
  • Δυνατότητα πρόσβασης στο φάκελο της κάθε υπόθεσης μόνο από τους διαχειριστές αυτής.
  • Προστασία των δεδομένων / φακέλου της κάθε υπόθεσης από μη ειδικά εξουσιοδοτημένους χρήστες της εφαρμογής.
  • Δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης, με ελάχιστες απαιτήσεις internet.

Διαχείριση Στοιχείων Υποθέσεων

Η εφαρμογή διαχωρίζει την έννοια του πελάτη από την έννοια του πιστωτή. Με αυτόν τον τρόπο, υποστηρίζει πλήρως και τη διαχείριση υποθέσεων που αναθέτονται στην εταιρεία απ’ ευθείας από τον εκάστοτε πιστωτή, αλλά και αυτές που αναθέτονται από κάποια άλλη εισπρακτική εταιρεία για λογαριασμό πελάτη της. Αναφέρουμε ενδεικτικά στοιχεία που τηρούνται για την κάθε υπόθεση:

  • Τήρηση ξεχωριστών αρχείων για τα στατικά στοιχεία των πελατών, πιστωτών και οφειλετών, με δυναμική, οριζόμενη από το χρήστη κατηγοριοποίηση και δυνατότητα επισύναψης εγγράφων (πχ. Οικονομική κατάσταση οφειλέτη, Credit report κλπ).
  • Καταχώρηση και διαχείριση όλων των σχετικών στοιχείων με την υπόθεση (πελάτης, πιστωτής, οφειλέτης, ποσά απαίτησης κλπ).
  • Καταχώρηση και διαχείριση τιμολογίων που έχουν σχέση με την οφειλή της υπόθεσης. Δυνατότητα επισύναψης σκαναρισμένων τιμολογίων.
  • Καταχώρηση και διαχείριση σχεδίων αποπληρωμής (πλάνο πληρωμών), που συμφωνούνται με τον πελάτη.
  • Kατηγοριοποίηση και παρακολούθηση των υποθέσεων ανά γραφείο/συνεργάτη.
  • Επιλογή ανάθεσης υπόθεσης σε 2 χρήστες διαφορετικών αρμοδιοτήτων (Collector & Supervisor).

Διαχείριση εισπράξεων από οφειλέτες

Βασική λειτουργία στη διαχείριση των υποθέσεων των οφειλετών, είναι και η καταγραφή, παρακολούθηση και συνολικά η διαχείριση της πορείας της αποπληρωμής της οφειλής. Η εφαρμογή παρέχει ένα εξαιρετικά ευέλικτο υποσύστημα διαχείρισης τέτοιων πληρωμών, με τα ακόλουθα βασικά χαρακτηριστικά:

  • Ολοκληρωμένο κύκλωμα διαχείρισης των πληρωμών των οφειλετών.
  • Υποστήριξη πληρωμών σε οποιοδήποτε νόμισμα. Αυτόματος υπολογισμός της ανάλογης αποπληρωμής της οφειλής με χρήση ημερησίων συναλλαγματικών ισοτιμιών.
  • Υποστήριξη πολλαπλών εναλλακτικών τρόπων πληρωμής (Μετρητά , Bank Advice, Swift, Cheques, κλπ). Δυνατότητα τεκμηρίωσης της εκάστοτε πληρωμής με την επισύναψη σκαναρισμένων παραστατικών.
  • Ηλεκτρονική μεταφορά δεδομένων εισπράξεων.

Αυτοματοποίηση Ροής Εργασιών (Workflow)

Η εφαρμογή παρέχει αυτοματοποίηση της ροής εργασιών για την διεκπεραίωση των υποθέσεων. Ανάλογα με τα γεγονότα που καταγράφονται στην εφαρμογή, τροποποιείται αυτόματα η κατάσταση της κάθε υπόθεσης, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου, τη διασφάλιση της συνέπειας των δεδομένων και την αποφυγή λαθών. Η εφαρμογή έχει ενσωματωμένη μία δοκιμασμένη ροή εργασιών, η οποία όμως μπορεί να προσαρμοστεί από τους τεχνικούς μας στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης.

Αυτόματη Παραγωγή και Αποστολή Σχετικής Αλληλογραφίας

Παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας διαφόρων προτύπων επιστολών / e-mail, με χρήση των λογοτύπων και των ονομάτων/υπογραφών της εταιρείας σας. Επίσης, παρέχεται η αυτόματη παραγωγή αλληλογραφίας, συνδυάζοντας (mail-merge) τις πρότυπες αυτές επιστολές με τα στοιχεία της υπόθεσης και με τα στοιχεία των διαχειριστών της υπόθεσης, καθώς επίσης και η αποστολή της αλληλογραφίας στους κατάλληλους παραλήπτες με πολλαπλούς τρόπους (fax, e-mail κλπ). Η κάθε παραγόμενη επιστολή / e-mail αρχειοθετείται ηλεκτρονικά ως νέο έγγραφο στο φάκελο της υπόθεσης και καταγράφεται ο χρήστης, η ημερομηνία και ώρα της αποστολής.

Ενδεικτικά πρότυπα επιστολών:

  • Επιστολή επιβεβαίωσης ανάληψης υπόθεσης (προς τον πελάτη).
  • Επιστολή απαίτησης οφειλών (προς τον οφειλέτη).
  • Επιστολή υπενθύμισης (προς τον οφειλέτη).
  • Επιστολή ενημέρωσης του πελάτη σχετικά με την πορεία της υπόθεσής του.

Διαχείριση και Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Συνολικής Επικοινωνίας

Η εφαρμογή παρέχει ένα ολοκληρωμένο και αυτοματοποιημένο σύστημα συνολικής διαχείρισης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης της όλης επικοινωνίας σχετικά με την εκάστοτε υπόθεση. Υποστηρίζεται η καταγραφή της κάθε μορφής επικοινωνίας με τον πελάτη και με τον οφειλέτη, καθώς επίσης και η εσωτερική επικοινωνία των διαχειριστών της υπόθεσης. Συνοπτικά αναφέρουμε:

  • Καταγραφή τηλεφωνικής επικοινωνίας με τον οφειλέτη (ή και με τον πελάτη), και αρχειοθέτησή της με ενημέρωση της επόμενης ενέργειας, καθώς και της ημερομηνίας ανασκόπησης της επικοινωνίας. Επίσης, δυνατότητα επισύναψης της μαγνητοφωνημένης συνομιλίας (αν αυτή είναι διαθέσιμη), η οποία αρχειοθετείται κατάλληλα στο φάκελο της υπόθεσης.
  • Αυτόματη αρχειοθέτηση όλων των απεσταλμένων επιστολών και e-mail, καθώς και των επισυναπτόμενων στο e-mail εγγράφων.
  • Καταχώρηση και αρχειοθέτηση σχολίων για την υπόθεση.
  • Επισύναψη στο φάκελο της υπόθεσης των σχετικών σαρωμένων (scanned) τιμολογίων.
  • Επισύναψη στο φάκελο της υπόθεσης των σχετικών σαρωμένων (scanned) αποδεικτικών καταθέσεων.
  • Επισύναψη στο φάκελο της υπόθεσης, οποιουδήποτε εγγράφου γενικότερα.

Διαχείριση Προμηθειών

Η εφαρμογή παρέχει ένα δυνατό και παραμετρικό υποσύστημα προμηθειών, για τη διαχείριση, τον αυτόματο υπολογισμό και την καταχώρηση των εσόδων του γραφείου από την κάθε υπόθεση. Ενδεικτικά χαρακτηριστικά του υποσυστήματος Προμηθειών είναι τα ακόλουθα:

  • Διαχείριση σχεδίων προμηθειών για την επιχείρηση.
  • Κλιμακούμενα – Κλιμακωτά σχέδια.
  • Κατηγοριοποίηση ανά ζώνη (Χώρα-Γεωγραφικό διαμέρισμα ).
  • Κατηγοριοποίηση ανά παλαιότητα οφειλής.
  • Πλήθος αναφορών σχετικά με τις Προμήθειες από τη διεκπεραίωση των υποθέσεων.

MIS Αναφορές - Στατιστικά

Ένα μεγάλο πλήθος Στατιστικών Αναφορών και Αναφορών Διοίκησης (MIS) υποστηρίζει τη λειτουργία της εφαρμογής και παρέχει στη διοίκηση του οργανισμού την πλήρη εικόνα, τόσο σε συνοπτικό όσο και σε αναλυτικό επίπεδο, για την πορεία των υποθέσεων και των εσόδων από αυτές, καθώς επίσης και για την παραγωγικότητα των διεκπεραιωτών των υποθέσεων. Συνοπτικά αναφέρουμε:

  • Στατιστικές αναφορές υποθέσεων ανά πελάτη, χώρα πελάτη, χώρα οφειλέτη, αρμόδιο γραφείο, αρμόδιο χρήστη, κατάσταση υπόθεσης.
  • Αναφορές Ιστορικού-Γεγονότων Υπόθεσης.
  • Αναφορές Εισπράξεων από οφειλέτες.
  • Αναφορές Προμηθειών ανά υπόθεση, πελάτη, χώρα κλπ.
  • Πλήθος άλλων αναφορών.